Jak uspořádat (efektivní!) tiskovou konferenci

Vypadá to jednoduše: mám téma, hosty, zvolím prostory a termín, pozvu novináře – a je to! Skutečně? Nezapomínejme, že ono sebevědomé „…a je to!“ používali i Pat s Matem a nedopadlo to vždycky nejlíp.

• 

• 

Začnu ještě jinak. Už jste se někdy do tiskovky pustili a stalo se vám toto?:

• Dorazili nula až dva novináři, navíc z naprosto marginálních médií (= trapná chvíle pro obě strany).
• Dorazilo jich hodně, nicméně dvě třetiny tvořila holubí letka (vysloužilí „taky-novináři“, kteří se slétávají všude tam, kde je něco k jídlu či mohou dostat něco zadarmo).
• Dorazilo jich hodně, najedli se, napili, vyslechli si vás, ale výsledek byl stejný, jako kdybyste jen rozeslali krátkou tiskovou zprávu.

Myslím, že aspoň jednu z těchto situací zažil každý píárista, a otevřeně přiznávám – i já. Ale zkušenostmi se člověk učí, takže pro všechny, kdo jsou na začátku, nebo se ještě neodhodlali, nebo si jen chtějí porovnat svoje zkušenosti, jsem dala dohromady další píáristické šestero. Tentokrát tedy na téma, jak uspořádat tiskovku, aby na ni dorazili relevantní novináři a abyste se po ní skutečně objevili v médiích.

1.  Zvolte dobré téma a hosty

Věřte, že to je skutečně naprostý základ. Ne opulentní občerstvení či vymazlené nákladné dárečky – to už je případně jen třešnička na dortu. Ale pokud se ten dort stejně nedá jíst, bude vám to k ničemu. Novináři chtějí zajímavé informace a vyjádření relevantních osob. Vždy zvažte, zda je vaše téma natolik silné/aktuální, abyste kvůli němu tiskovku vůbec organizovali. Zda nepostačí jen rozeslat tiskovou zprávu. Novináři jsou v redakcích pod čím dál větším tlakem a nemají tolik času, aby objeli pět tiskovek denně (a že konkurence je velká). Hlavní výhodou tiskovky je, že si informace mohou nabrat sami a od klíčových osob, navíc přímo na mikrofon či kameru, což je v dnešní době audiovizuálních médií velká přidaná hodnota.   

Tip: Uvědomte si, že pokud uspořádáte tiskovku kvůli nějaké banalitě, podruhé už vám na ni novinář nepřijde. Budujte si důvěru.

2. Prověřte si termín

Určitě se vyhněte pondělku dopoledne (bývají redakční porady) a pátku odpoledne. Důležité si je také zjistit, zda vám termín nekoliduje s jinou důležitou akcí či tiskovou konferencí ve městě. Zda zrovna nezasedá rada nebo zastupitelstvo či u soudu neřeší nějaký pikantní případ. To platí především v krajských a okresních městech, kde v redakcích není tolik novinářů. V Praze, kde jich je sice hodně, ale oproti tomu je konkurence tiskovek o dost větší, je zase potřeba zjistit, zda se v daný termín nekoná tiskovka na podobné téma (třeba z oblasti zdraví, kultury atd.). Program tiskových konferencí ví nejlépe ČTK, takže pokud máte nějaký kontakt tam, máte vyhráno. 

3. Najděte praktické a atraktivní místo

Tiskovku můžete uspořádat buď v nějaké kavárně či restauraci, kam jsou na ně novináři zvyklí chodit (a jsou tedy i dobře dostupné – to platí hlavně v Praze), nebo ve vlastních prostorách (pokud jimi disponujete). Samotné místo může být i jednou z důležitých motivací pro novináře – vezměte je třeba rovnou do výroby, na výstavu, do ordinace… My jsme například dělali tiskovku v tramvaji, na čističce odpadních vod, na stavbě i na trávě u paneláku, a mohu říct, že patřily k nejúspěšnějším. Proto se nebojte neobvyklých míst. Pokud mají spojitost s tématem, novináři budou nadšení.

4. Rozešlete pozvánky na správné maily a správným způsobem

Vytipujte si relevantní novináře – tedy ty, které se tématu věnují – a pozvánku na TK jim rozešlete co nejdřív, nejpozději však týden dopředu. Nám se osvědčilo poslat ji klidně i měsíc předem a s blížícím se termínem udělat ještě druhé kolečko připomínek. Dobrou zkušenost máme i se zvaním pražských novinářů z odborných médií na tiskovku v regionu. Nebojte se toho! Zajímavé téma opravdu umí přitáhnout. A nikdy nezapomeňte poslat pozvánku do ČTK – díky tomu se o ní mohou dozvědět i novináři, které zatím v medialistu nemáte.   

A jak by měla pozvánka na tiskovku vypadat? Do předmětu mailu určitě napište: Pozvánka na TK + atraktivní téma. Pozvánky pište adresně. Nesmí chybět místo, čas, program (+ klíčová témata), hosté, kontakt na vás. Je dobré připojit i termín, dokdy by se novináři měli na TK registrovat. Jak už bylo řečeno, týden předem můžete poslat připomínku, a případně také novináře obvolat, zda pozvánku dostali. Den před TK je dobré se ještě připomenout krátkou sms: Zítra se v 10 hodin těšíme na viděnou tam a tam.    

Tip: Šetřete novinářům čas! Tiskovku neplánujte delší než hodinu. Pokud je spojena s exkurzí a opravdu zajímavým programem, tak maximálně do dvou hodin. 

5. Důkladně vše připravte

A co všechno je potřeba na tiskovku připravit? Především presskit neboli „balíček pro novináře“: vytištěnou tiskovou zprávu (novináři si do ní mohou rovnou dělat poznámky), flashku s audiovizuálním materiálem (pokud máte), případně sešit na poznámky, tužku (není nutné) či nějaký vtipný související dárek, který potěší (také není nutné, tzv. třešnička). Novinářům udělá radost i malé občerstvení: kafe, voda, něco k zakousnutí.

Pro ty, kteří budou na tiskovce mluvit, mějte připravené cedulky se jménem a funkcí. Zvolte také dobrého moderátora, který bude tiskovkou provázet, hlídat čas a aktivně předávat slovo. Připravte si scénář a pořadí, jak budou jednotliví hosté mluvit. Počítejte s časem na dotazy novinářů a také s tím, že si někteří budou chtít nabrat individuální rozhovory.

Tip: Nikdy nerozesílejte tiskovou zprávu předem. Novináři pak ztratí motivaci na tiskovou konferenci dorazit.

6. Tiskovkou to nekončí

Všem novinářům, kteří se tiskovky zúčastnili, pošlete mailem poděkování s tiskovou zprávou, fotkami, případně videem. Materiály rozešlete i těm, kteří nedorazili. A pak už jen nezapomeňte monitorovat výstupy v médiích. Věřím, že pokud dodržíte výše uvedené, budete z nich mít radost!